Projekthandbuch: Welche Software eignet sich?

Ein Projekthandbuch erleichtert die Planung und Durchführung von Projekten, indem es alle wichtigen Informationen strukturiert und übersichtlich an einem Ort sammelt. Je nach Bedarf gibt es verschiedene Softwarelösungen, die sich für die Erstellung und Verwaltung eines Projekthandbuchs eignen. Im Folgenden werden die wichtigsten Kriterien sowie geeignete Softwareoptionen vorgestellt.

Was ist ein Projekthandbuch?

Ein Projekthandbuch dient als zentrale Dokumentation für alle projektrelevanten Informationen und unterstützt das gesamte Team bei der Arbeit am Projekt. Es ermöglicht nicht nur die Transparenz über den Projektstand, sondern auch die einfache Weitergabe und das Nachverfolgen von Entscheidungen und Aufgaben. Während das Projektmanagement-Handbuch allgemeine Richtlinien und Standards für die Abwicklung von Projekten innerhalb einer Organisation festlegt, dokumentiert das Projekthandbuch alle projektspezifischen Informationen und Vorgaben für ein spezifisches Projekt.

Relevante Regelungen umfassen die ISO 21500 für allgemeine Projektmanagement-Richtlinien, den PMBOK Guide als Standard des Project Management Institute (PMI), PRINCE2 als prozessbasierte Projektmanagement-Methode, das V-Modell XT für IT-Projekte und die DIN 69901 für Begriffsdefinitionen und Strukturen im Projektmanagement.

Auswahl einer Software für ein Projekthandbuch

Um ein Projekthandbuch effizient zu erstellen und zu pflegen, benötigt man eine geeignete Softwarelösung. Die Auswahl der Software hängt von verschiedenen Faktoren ab, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit beeinflussen.

In der folgenden Tabelle werden verschiedene Softwarelösungen anhand wichtiger Kriterien gegenübergestellt:

Software Usability Anpassbarkeit Versionierung Formate Suche Kosten
OneNote Hoch Mittel Nein Notizbücher, PDFs Teilweise Teilweise kostenpflichtig
Confluence Mittel Hoch Ja Webseiten, PDFs, Berichte Ja Kostenpflichtig
Typemill Hoch sehr hoch Ja Webseiten, PDF-Handbücher Ja Kostenlos oder günstig
Notion Mittel Sehr hoch Teilweise Dokumente, Tabellen, Datenbanken Ja Teilweise kostenpflichtig
Google Workspace Hoch Mittel Nein Dokumente, Webseiten, PDFs Ja Kostenlos oder günstig
Obsidian Mittel Hoch Ja Markdown-Dateien, PDF Ja Kostenlos

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote ist ein flexibles Tool, das sich durch ein Notizbuch-basiertes System auszeichnet und sich besonders für Projekte eignet, die stark im Microsoft-Ökosystem verankert sind. Die Software punktet durch ihre starke Integration in Microsoft 365 und ihre Organisationsmöglichkeiten, die eine einfache Zusammenarbeit ermöglichen. Allerdings gibt es nur begrenzte Layout-Optionen und eingeschränkte Anpassbarkeit, was bei umfangreichen Projekthandbüchern problematisch sein kann.

Screenshot Microsoft OneNote

Confluence

Confluence von Atlassian ist eine Wiki-basierte Plattform, die speziell für Wissensmanagement und Projektdokumentation entwickelt wurde. Sie ist ideal für Teamarbeit und bietet umfangreiche Integrationen mit anderen Atlassian-Produkten. Dies macht Confluence besonders geeignet für größere Teams, die komplexe Projekte abwickeln. Allerdings sind die Lizenzkosten nicht zu vernachlässigen, und es kann eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich sein, um die Plattform effizient zu nutzen. Confluence kann als Cloud-Version genutzt oder als OnPremise-Software auf den eigenen Servern installiert werden.

Screenshot Confluence

Typemill

Typemill ist eine leichte CMS-Lösung ohne Datenbank und mit Markdown-Unterstützung. Das CMS eignet sich für die Erstellung klar strukturierter Projekthandbücher in kleineren Unternehmen. Durch die Unterstützung von Markdown können Inhalte schnell und effizient erstellt und verwaltet werden, und die Versionierung erlaubt eine Nachverfolgbarkeit von Änderungen. Typemill bietet keine Features für eine zeitgleiche Kollaboration an. Dafür lassen sich mit Typemill Projekthandbücher jedoch nicht nur online als Webseite veröffentlichen, sondern über ein Plugin können auch hochwertige PDF-Ausgaben produziert werden. Für Typemill gibt es eine frei zugänglich Demo zum Testen. Die Software kann auf den eigenen Servern gehostet werden.

Screenshot Typemill Editor

Obsidian

Obsidian ist eine Markdown-basierte Wissensdatenbank, die für Dokumentation und Wissensmanagement optimiert ist. Die Software ermöglicht die lokale Speicherung und Synchronisation und bietet durch eine aktive Plugin-Community viele zusätzliche Funktionen. Allerdings ist Obsidian in erster Linie für Einzelpersonen gedacht und eignet sich daher nur bedingt für Projekte, bei denen eine enge Teamarbeit erforderlich ist. Obsidian kann als Desktop-Software heruntergeladen werden. Die Software ist für den privaten Gebrauch kostenfrei, für die kommerzielle Verwendung kostenpflichtig.

Screenshot Obsidian

Notion

Notion ist ein datenbankbasiertes Tool, das durch seine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit punktet. Es eignet sich sowohl für individuelle als auch für kollaborative Projekte und bietet zahlreiche Templates, die sich schnell einrichten lassen. Allerdings kann die Komplexität der Funktionen für größere Projekte und Teams eine Herausforderung darstellen, was eine gute Einarbeitung voraussetzt. Notion ist eine Desktop- und Mobile-App mit Web-Anbindung. Sie kann auf der Webseite heruntergeladen werden.

Screenshot Wiki-Funktion von Notes

Google Workspace

Die Google Workspace-Suite bietet mit Google Docs und Google Sites nützliche Tools, die sich zur Organisation von Projekten eignen. Die starke Cloud-basierte Kollaborationsfunktion ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, die bei Dokumentation und Kommunikation unterstützt. Die Software ist entweder kostenlos oder in der Google Workspace-Version kostengünstig zu erwerben, doch bieten die Gestaltungsmöglichkeiten nur grundlegende Anpassungen, was für visuell anspruchsvolle Projekthandbücher unzureichend sein kann. Auch eine übersichtliche Organisation vieler Dokumente kann bei Google Docs eine Herausforderung sein. Google WorkSpace ist eine Cloud-Software, die mit einem Google-Account genutzt werden kann.

Screenshot Google Docs