Projekthandbuch: Welche Software eignet sich?
Ein Projekthandbuch erleichtert die Planung und Durchführung von Projekten, indem es alle wichtigen Informationen strukturiert und übersichtlich an einem Ort sammelt. Je nach Bedarf gibt es verschiedene Softwarelösungen, die sich für die Erstellung und Verwaltung eines Projekthandbuchs eignen. Im Folgenden werden die wichtigsten Kriterien sowie geeignete Softwareoptionen vorgestellt.
Was ist ein Projekthandbuch?
Ein Projekthandbuch dient als zentrale Dokumentation für alle projektrelevanten Informationen und unterstützt das gesamte Team bei der Arbeit am Projekt. Es ermöglicht nicht nur die Transparenz über den Projektstand, sondern auch die einfache Weitergabe und das Nachverfolgen von Entscheidungen und Aufgaben. Während das Projektmanagement-Handbuch allgemeine Richtlinien und Standards für die Abwicklung von Projekten innerhalb einer Organisation festlegt, dokumentiert das Projekthandbuch alle projektspezifischen Informationen und Vorgaben für ein spezifisches Projekt.
Relevante Regelungen umfassen die ISO 21500 für allgemeine Projektmanagement-Richtlinien, den PMBOK Guide als Standard des Project Management Institute (PMI), PRINCE2 als prozessbasierte Projektmanagement-Methode, das V-Modell XT für IT-Projekte und die DIN 69901 für Begriffsdefinitionen und Strukturen im Projektmanagement.
Auswahl einer Software für ein Projekthandbuch
Um ein Projekthandbuch effizient zu erstellen und zu pflegen, benötigt man eine geeignete Softwarelösung. Die Auswahl der Software hängt von verschiedenen Faktoren ab, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit beeinflussen.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend für den leichten Einstieg und die effiziente Pflege eines Projekthandbuchs.
- Anpassbarkeit: Die Software sollte über Templates, Themes und Design-Konfigurationen anpassbar sein, um Strukturen projektgerecht zu gestalten und ein einheitliches Branding zu gewährleisten.
- Versionierung: Eine integrierte Versionierung und Nachverfolgbarkeit erleichtert die Dokumentation von Änderungen und ermöglicht ein transparentes Projekt-Tracking.
- Formate: Als Formate sind interne Dokumente, Webseiten und PDFs möglich, in vielen Fällen ist eine Auswahl oder Kombination mehrerer Formate wünschenswert.
- Navigation und Suche: Projekthandbücher sollten über eine Navigation oder ein interaktives Inhaltsverzeichnis gut strukturiert sein und über eine Volltext-Suche verfügen.
- Kollaboration: Insbesondere bei kollaborativen Projekten kann die Möglichkeit zur Echtzeit-Zusammenarbeit wichtig sein, um gemeinsame Bearbeitung zu ermöglichen.
- Kosten: Die Kosten und Lizenzierungsmodelle sind insbesondere bei langfristigen Projekten oder eingeschränkten Budgets wichtig.
In der folgenden Tabelle werden verschiedene Softwarelösungen anhand wichtiger Kriterien gegenübergestellt:
Software | Usability | Anpassbarkeit | Versionierung | Formate | Suche | Kosten |
---|---|---|---|---|---|---|
OneNote | Hoch | Mittel | Nein | Notizbücher, PDFs | Teilweise | Teilweise kostenpflichtig |
Confluence | Mittel | Hoch | Ja | Webseiten, PDFs, Berichte | Ja | Kostenpflichtig |
Typemill | Hoch | sehr hoch | Ja | Webseiten, PDF-Handbücher | Ja | Kostenlos oder günstig |
Notion | Mittel | Sehr hoch | Teilweise | Dokumente, Tabellen, Datenbanken | Ja | Teilweise kostenpflichtig |
Google Workspace | Hoch | Mittel | Nein | Dokumente, Webseiten, PDFs | Ja | Kostenlos oder günstig |
Obsidian | Mittel | Hoch | Ja | Markdown-Dateien, PDF | Ja | Kostenlos |
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote ist ein flexibles Tool, das sich durch ein Notizbuch-basiertes System auszeichnet und sich besonders für Projekte eignet, die stark im Microsoft-Ökosystem verankert sind. Die Software punktet durch ihre starke Integration in Microsoft 365 und ihre Organisationsmöglichkeiten, die eine einfache Zusammenarbeit ermöglichen. Allerdings gibt es nur begrenzte Layout-Optionen und eingeschränkte Anpassbarkeit, was bei umfangreichen Projekthandbüchern problematisch sein kann.
- Usability: Hoch, dank intuitiver Oberfläche und Integration in Microsoft 365.
- Anpassbarkeit: Niedrig; begrenzte Layout-Optionen und Designanpassungen.
- Versionierung: Keine integrierte Versionierung für umfassende Nachverfolgbarkeit.
- Formate: Notizbuch-Struktur mit Exportmöglichkeiten als PDF und Integration in Microsoft-Anwendungen.
- Suche: Teilweise gut; einzelne Notizbücher und Notizen sind schnell auffindbar.
- Kollaboration: Möglich über Microsoft 365; jedoch keine Echtzeitkollaboration wie in Google Docs.
- Kosten: Teilweise kostenpflichtig, abhängig vom Microsoft 365-Abo.
Confluence
Confluence von Atlassian ist eine Wiki-basierte Plattform, die speziell für Wissensmanagement und Projektdokumentation entwickelt wurde. Sie ist ideal für Teamarbeit und bietet umfangreiche Integrationen mit anderen Atlassian-Produkten. Dies macht Confluence besonders geeignet für größere Teams, die komplexe Projekte abwickeln. Allerdings sind die Lizenzkosten nicht zu vernachlässigen, und es kann eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich sein, um die Plattform effizient zu nutzen. Confluence kann als Cloud-Version genutzt oder als OnPremise-Software auf den eigenen Servern installiert werden.
- Usability: Mittel; benötigt eine gewisse Einarbeitung.
- Anpassbarkeit: Mittel bis hoch; Templates und Integrationen mit Atlassian-Produkten verfügbar.
- Versionierung: Ja, umfassend und detailliert für Nachverfolgbarkeit.
- Formate: Wiki-Seiten, PDF-Export und Berichte.
- Suche: Volltextsuche mit Filteroptionen für komplexe Projekte.
- Kollaboration: Ja, Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommentarfunktion für Teamprojekte.
- Kosten: Kostenpflichtig, Lizenzmodell für Cloud oder OnPremise.
Typemill
Typemill ist eine leichte CMS-Lösung ohne Datenbank und mit Markdown-Unterstützung. Das CMS eignet sich für die Erstellung klar strukturierter Projekthandbücher in kleineren Unternehmen. Durch die Unterstützung von Markdown können Inhalte schnell und effizient erstellt und verwaltet werden, und die Versionierung erlaubt eine Nachverfolgbarkeit von Änderungen. Typemill bietet keine Features für eine zeitgleiche Kollaboration an. Dafür lassen sich mit Typemill Projekthandbücher jedoch nicht nur online als Webseite veröffentlichen, sondern über ein Plugin können auch hochwertige PDF-Ausgaben produziert werden. Für Typemill gibt es eine frei zugänglich Demo zum Testen. Die Software kann auf den eigenen Servern gehostet werden.
- Usability: Hoch, intuitiv durch Markdown-Syntax und einen visuellen Block-Editor.
- Anpassbarkeit: Hoch; flexible Struktur- und Template-Anpassungen möglich.
- Versionierung: Speicherung und Wiederherstellung von Änderungen mit dem Revisions-Plugin (kostenpflichtig).
- Formate: Webseiten und Produktion von Handbüchern im PDF und ePUB-Format mit dem eBook-Plugin (kostenfrei/kostenpflichtig).
- Suche: Hierarchische Navigation und Volltext-Suche (über kostenfreies oder kostenpflichtiges Plugin).
- Kollaboration: Nein, keine Echtzeitkollaboration, aber flexible Nutzer- und Rollen-Rechte.
- Kosten: Open Source mit kostengünstigen Premium-Plugins, kann auf eigenen Servern gehostet werden.
Obsidian
Obsidian ist eine Markdown-basierte Wissensdatenbank, die für Dokumentation und Wissensmanagement optimiert ist. Die Software ermöglicht die lokale Speicherung und Synchronisation und bietet durch eine aktive Plugin-Community viele zusätzliche Funktionen. Allerdings ist Obsidian in erster Linie für Einzelpersonen gedacht und eignet sich daher nur bedingt für Projekte, bei denen eine enge Teamarbeit erforderlich ist. Obsidian kann als Desktop-Software heruntergeladen werden. Die Software ist für den privaten Gebrauch kostenfrei, für die kommerzielle Verwendung kostenpflichtig.
- Usability: Mittel, benötigt Einarbeitung; Markdown-Syntax-basiert.
- Anpassbarkeit: Hoch, mit Plugins und Themes individuell anpassbar.
- Versionierung: Ja, Änderungsverlauf mit Synchronisationsfunktion.
- Formate: Markdown-Dateien, PDF-Export.
- Suche: Navigation und Volltextsuche integriert.
- Kollaboration: Keine direkte Kollaborationsmöglichkeit, vorwiegend Einzelpersonen.
- Kosten: Kostenlos für private Nutzung, kommerziell kostenpflichtig.
Notion
Notion ist ein datenbankbasiertes Tool, das durch seine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit punktet. Es eignet sich sowohl für individuelle als auch für kollaborative Projekte und bietet zahlreiche Templates, die sich schnell einrichten lassen. Allerdings kann die Komplexität der Funktionen für größere Projekte und Teams eine Herausforderung darstellen, was eine gute Einarbeitung voraussetzt. Notion ist eine Desktop- und Mobile-App mit Web-Anbindung. Sie kann auf der Webseite heruntergeladen werden.
- Usability: Mittel; erfordert Einarbeitung aufgrund hoher Flexibilität.
- Anpassbarkeit: Sehr hoch; Templates, Datenbanken und Design-Konfigurationen möglich.
- Versionierung: Teilweise; Änderungen und Rückverfolgung auf Seitenniveau.
- Formate: Dokumente, Tabellen und Datenbanken, PDF-Export.
- Suche: Integrierte Volltextsuche für effizientes Auffinden.
- Kollaboration: Ja, Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommentaroptionen.
- Kosten: Teilweise kostenpflichtig; gratis für Basisfunktionen.
Google Workspace
Die Google Workspace-Suite bietet mit Google Docs und Google Sites nützliche Tools, die sich zur Organisation von Projekten eignen. Die starke Cloud-basierte Kollaborationsfunktion ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, die bei Dokumentation und Kommunikation unterstützt. Die Software ist entweder kostenlos oder in der Google Workspace-Version kostengünstig zu erwerben, doch bieten die Gestaltungsmöglichkeiten nur grundlegende Anpassungen, was für visuell anspruchsvolle Projekthandbücher unzureichend sein kann. Auch eine übersichtliche Organisation vieler Dokumente kann bei Google Docs eine Herausforderung sein. Google WorkSpace ist eine Cloud-Software, die mit einem Google-Account genutzt werden kann.
- Usability: Hoch, benutzerfreundlich und intuitiv.
- Anpassbarkeit: Mittel; einfache Formatierungen und Vorlagen verfügbar.
- Versionierung: Ja, mit detaillierter Änderungsverfolgung in Google Docs.
- Formate: Dokumente, Webseiten und PDFs.
- Suche: Gute Volltextsuche über alle Google Workspace-Dateien, Ablagesystem für Dokumente kann verwirrend sein.
- Kollaboration: Ja, umfassende Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommentarfunktion.
- Kosten: Kostenlos oder kostengünstig im Abo für zusätzliche Funktionen.