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Das Mitarbeiterhandbuch 2.0

Das Mitarbeiterhandbuch ist ein zentrales Instrument in den Human Resources. Es erleichtert das Onboarding von neuen Kollegen und sorgt auch bei langjährigen Mitarbeitern für mehr Klarheit und Transparenz. Dabei muss ein Mitarbeiterhandbuch nicht viel Arbeit machen: Mit den richtigen Tools kann es kollaborativ erstellt werden und steht gleichzeitig als Webseite und als PDF-Dokument zur Verfügung.

Screenshot Basecamp Employee Handbook

Die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs

Selbst in größeren Unternehmen beginnt das Onboarding neuer Mitarbeiter nicht selten mit einem Blatt Papier. Dort sind die Zugänge zum PC notiert, ein paar Weblinks aufgeführt und vielleicht noch einige einführende Zeilen zu lesen. Mit der ersten Anmeldung am PC ist der Medienbruch perfekt und das "Einstandspapier" verschwindet im besten Fall in der Schublade. Dann stellt sich für den neuen Mitarbeiter die bange Frage: Wie oft kann ich die neuen Kollegen konsultieren, bevor es nervt?

Noch schlechter wird der erste Eindruck, wenn die erfahrenen Kollegen keine Antworten auf die Fragen wissen. Dabei wäre es vergleichsweise einfach, mit einem Mitarbeiterhandbuch einen zentralen Leitfaden zu schaffen, der die wichtigsten Fragen klärt und auch in der bestehenden Belegschaft Unklarheiten ausräumt. Im besten Fall beseitigt man so auch gleich die Ursachen für potenzielle Konflikte und beugt Fehler durch Unkenntnis vor.

Gutes Mitarbeiterhandbuch: was gehört rein?

Was in ein Mitarbeiterhandbuch reingehört, hängt nicht zuletzt von der Zielsetzung und der Strategie des Unternehmens ab. Denn einige Unternehmen publizieren das Handbuch gleich als öffentliche Webseite und schlagen so zwei Fliegen mit einer Klappe: Eine öffentliche Webseite kann bereits frühzeitig im Recruiting-Prozess eingesetzt werden und zahlt gleichzeitig auf das Branding des Unternehmens ein. Allerdings sind bei einer öffentlichen Webseite keine sensiblen Informationen oder nützlichen Interna möglich.

Die konkreten Inhalte eines Mitarbeiterhandbuchs sind sehr individuell. Es gibt jedoch Themen, die sich in jedem Mitarbeiterhandbuch wiederfinden sollten:

In Bezug auf das Onboarding kann es dann gerne konkret werden:

Das Mitarbeiterhandbuch: Tools zur Erstellung

Bei einem Mitarbeiterhandbuch hat in der Regel die Personalabteilung die Federführung. Bei der Erstellung sind jedoch meist alle Abteilungen involviert. Kollaboration ist daher ein zentrales Stichwort. Außerdem ganz wichtig: Das Mitarbeiterhandbuch ist ein lebendiges Dokument. Es sollte stetig weiterentwickelt und aktualisiert werden.

Word und PDF

In vielen Fällen dürften Word und PDF immer noch das Mittel der Wahl sein, denn diese Arbeitstools sind ohnehin schon im Einsatz und produzieren keine Zusatzkosten. Neben diesen offensichtlichen Vorteilen hat Word allerdings auch einige Nachteile: Bei der Kollaboration mit mehreren Abteilungen werden zahlreiche Kopien verschickt, die am Ende umständlich wieder zusammengeführt werden müssen. Außerdem bleibt es bei einem Medien-Bruch und das Handbuch verschwindet meist im Filesystem oder fristet als Anhang in den tiefen des Intranets ein Schattendasein.

Intranet und CMS

Besser als ein Word-Dokument ist auf jeden Fall eine Online-Version des Handbuchs. Mit einem Intranet, einem Wiki oder einem CMS können die Abteilungen ihre Inhalte selbst pflegen und die Mitarbeiter haben leichten Zugriff auf die aktuellen Informationen ohne einen Medienbruch. Einige CMS und Wikis bieten zudem einen automatischen Export als PDF-Datei an. So können die Mitarbeiter beide Formen nutzen und das Dokument bei Bedarf auch ausgedruckt nutzen.

Typemill

Als passgenaue und nachhaltige Lösung nutzen wir selbst für die Umsetzung von Mitarbeiterhandbüchern das Open Source CMS Typemill. Typemill ist mit wenigen MB ein extrem leichtgewichtiges CMS, das extra für Handbücher und Publikationen entwickelt wurde. Der entscheidende Vorteil von Typemill: Das Mitarbeiterhandbuch entsteht als Webseite und kann mit Hilfe des eBook-Plugins per Knopfdruck in ein professionelles PDF-Handbuch konvertiert werden, d.h. beides ist in einem maßgeschneiderten Produkt vereint.

Demo für Publisher

Sie möchten Typemill ausprobieren? Dann besuchen Sie die Demo-Installation unter https://typemill.trendschau.net. Wenn Sie sich registrieren, können Sie auf alle Inhalte zugreifen. Sie möchten auch den Editor und die eBook-Funktion ausprobieren? Dann kontaktieren Sie uns und wir schalten Sie nach einer kurzen Prüfung frei.

Typemill ist Open Source und damit kostenfrei. Kosten fallen lediglich bei einem individuellen Design für die Webseite und bei Bedarf für das eBook-Design an. Beides kann entweder hausintern durch die IT erstellt werden, oder von uns bzw. einem anderen Dienstleister. Je nach Anforderung entsprechen die Kosten etwa denen einer Landingpage.

Beispiele für gute Mitarbeiterhandbücher

Gelungene Beispiele für ein öffentliches Mitarbeiterhandbuch findet man überraschenderweise vor allem von kleineren Unternehmen. Das Thema ist also keinesfalls nur für große Konzerne relevant.

Screenshot basecamp Mitarbeiterhandbuch

Das Mitarbeiterhandbuch von Basecamp ist schlicht und vor allem für das Lesen optimiert. So eine Zielsetzung ist in der Regel sinnvoller als ein aufwändiges und damit teures Design.

Screenshot Mitarbeiterhandbuch Zaarly

Das Mitarbeiterhandbuch von Zaarly ist ein gutes Beispiel für einen One-Pager. Auch bei Zaarly stehen Reduktion und Lesbarkeit im Vordergrund.

Screenshot Mitarbeiterhandbuch MeetEdgar

Das Mitarbeiterhandbuch von MeetEdgar entspricht der gängigen Gestaltung von Dokumentationen. Das wirkt auf den ersten Blick nicht so schick, ist aber für die Mitarbeiter klar und übersichtlich.

Weitere nennenswerte Beispiele: