Das Mitarbeiterhandbuch 2.0

Das Mitarbeiterhandbuch ist ein zentrales Instrument in den Human Resources. Es erleichtert das Onboarding von neuen Kollegen und sorgt auch bei langjährigen Mitarbeitern für mehr Klarheit und Transparenz. Dabei muss ein Mitarbeiterhandbuch nicht viel Arbeit machen: Mit den richtigen Tools kann es kollaborativ erstellt werden und steht gleichzeitig als Webseite und als PDF-Dokument zur Verfügung.

Die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs

Selbst in größeren Unternehmen beginnt das Onboarding neuer Mitarbeiter nicht selten mit einem Blatt Papier. Dort sind die Zugänge zum PC notiert, ein paar Weblinks aufgeführt und vielleicht noch einige einführende Zeilen zu lesen. Mit der ersten Anmeldung am PC ist der Medienbruch perfekt und das "Einstandspapier" verschwindet im besten Fall in der Schublade. Dann stellt sich für den neuen Mitarbeiter die bange Frage: Wie oft kann ich die neuen Kollegen konsultieren, bevor es nervt?

Noch schlechter wird der erste Eindruck, wenn die erfahrenen Kollegen keine Antworten auf die Fragen wissen. Dabei wäre es vergleichsweise einfach, mit einem Mitarbeiterhandbuch einen zentralen Leitfaden zu schaffen, der die wichtigsten Fragen klärt und auch in der bestehenden Belegschaft Unklarheiten ausräumt. Im besten Fall beseitigt man so auch gleich die Ursachen für potenzielle Konflikte und beugt Fehler durch Unkenntnis vor.

Gutes Mitarbeiterhandbuch: was gehört rein?

Was in ein Mitarbeiterhandbuch reingehört, hängt nicht zuletzt von der Zielsetzung und der Strategie des Unternehmens ab. Denn einige Unternehmen publizieren das Handbuch gleich als öffentliche Webseite und schlagen so zwei Fliegen mit einer Klappe: Eine öffentliche Webseite kann bereits frühzeitig im Recruiting-Prozess eingesetzt werden und zahlt gleichzeitig auf das Branding des Unternehmens ein. Allerdings sind bei einer öffentlichen Webseite keine sensiblen Informationen oder nützlichen Interna möglich.

Die konkreten Inhalte eines Mitarbeiterhandbuchs sind sehr individuell. Es gibt jedoch Themen, die sich in jedem Mitarbeiterhandbuch wiederfinden sollten:

• Die Ziele, die Werte und die Vision des Unternehmens.
• Die Produkte oder Leistungen des Unternehmens.
• Interne Richtlinien und die Compliance.
• Struktur, Zuständigkeiten und Ansprechpartner im Unternehmen.
• Das Unternehmen als Arbeitgeber.

In Bezug auf das Onboarding kann es dann gerne konkret werden:

• Der erste Tag.
• Ggf. Kleiderordnung und Verhaltenskodex.
• Allgemeine Regelungen wie Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Urlaub.
• Die Arbeitstools.
• Das IT-Umfeld.
• Die Kommunikationskanäle im Unternehmen.
• Weiterbildungsangebote.
• Informationen zu Gehaltsstruktur, Positionen und Karrierepfade im Unternehmen.
• Der letzte Tag.

Das Mitarbeiterhandbuch: Tools zur Erstellung

Bei einem Mitarbeiterhandbuch hat in der Regel die Personalabteilung die Federführung. Bei der Erstellung sind jedoch meist alle Abteilungen involviert. Kollaboration ist daher ein zentrales Stichwort. Außerdem ganz wichtig: Das Mitarbeiterhandbuch ist ein lebendiges Dokument. Es sollte stetig weiterentwickelt und aktualisiert werden.

Word und PDF

In vielen Fällen dürften Word und PDF immer noch das Mittel der Wahl sein, denn diese Arbeitstools sind ohnehin schon im Einsatz und produzieren keine Zusatzkosten. Neben diesen offensichtlichen Vorteilen hat Word allerdings auch einige Nachteile: Bei der Kollaboration mit mehreren Abteilungen werden zahlreiche Kopien verschickt, die am Ende umständlich wieder zusammengeführt werden müssen. Außerdem bleibt es bei einem Medien-Bruch und das Handbuch verschwindet meist im Filesystem oder fristet als Anhang in den tiefen des Intranets ein Schattendasein.

Intranet und CMS

Besser als ein Word-Dokument ist auf jeden Fall eine Online-Version des Handbuchs. Mit einem Intranet, einem Wiki oder einem CMS können die Abteilungen ihre Inhalte selbst pflegen und die Mitarbeiter haben leichten Zugriff auf die aktuellen Informationen ohne einen Medienbruch. Einige CMS und Wikis bieten zudem einen automatischen Export als PDF-Datei an. So können die Mitarbeiter beide Formen nutzen und das Dokument bei Bedarf auch ausgedruckt nutzen.

Typemill

Als passgenaue und nachhaltige Lösung nutzen wir selbst für die Umsetzung von Mitarbeiterhandbüchern das Open Source CMS Typemill. Typemill ist mit wenigen MB ein extrem leichtgewichtiges CMS, das extra für Handbücher und Publikationen entwickelt wurde. Der entscheidende Vorteil von Typemill: Das Mitarbeiterhandbuch entsteht als Webseite und kann mit Hilfe des eBook-Plugins per Knopfdruck in ein professionelles PDF-Handbuch konvertiert werden, d.h. beides ist in einem maßgeschneiderten Produkt vereint.

Typemill ist Open Source und damit kostenfrei. Kosten fallen lediglich bei einem individuellen Design für die Webseite und bei Bedarf für das eBook-Design an. Beides kann entweder hausintern durch die IT erstellt werden, oder von uns bzw. einem anderen Dienstleister. Je nach Anforderung entsprechen die Kosten etwa denen einer Landingpage. Sie können Typemill mit der Demo-Installation unter unter https://try.typemill.net ausprobieren oder uns direkt kontaktieren.

Fünf Beispiele für gute Mitarbeiterhandbücher

Gelungene Beispiele für ein web-basiertes Mitarbeiterhandbuch findet man sowohl von bekannten Marken, als auch von kleinen Unternehmen. Das Thema ist also keinesfalls nur für große Konzerne relevant.

Basecamp Employee Handbook

Das Mitarbeiterhandbuch von Basecamp ist schlicht und vor allem für das Lesen optimiert. So eine Zielsetzung ist in der Regel sinnvoller als ein aufwändiges und damit teures Design.

Toptal Remote Work Playbook

Webbasierte Mitarbeiterhandbücher sind nicht zuletzt für Remote-Unternehmen und das Homeoffice sinnvoll. Ein gelungenes Beispiel bietet Topta mit seinem Remote Work Playbook.

Company Handbook von GitLab

GitLab bietet wohl eines der umfassendsten Handbücher für Mitarbeiter and, und selbstredend ist das Handbuch von GitLab webbasiert. Aufgrund des großen Umfangs bietet Gitlab eine Suche als Einstieg an.

Playbook von Hanno

Optisch gehört das Playbook von Hanno zu den ansprechendsten Beispielen. Besonders gelungen ist die Navigation auf den Unterseiten. Hanno wurde 2023 im Zuge von Akquisitionen eingestellt, das sehr gelungene Handbuch bleibt aber vorerst online.

Sterling Employer Handbook

Nicht nur Unternehmen aus dem Digital-Business nutzen zunehmend webbasierte Mitarbeiterhandbücher. Auch traditionelle Unternehmen wie Sterling, ValiantMedia, FashionHaus oder auch die US-Behörde TTS setzen auf digitale Varianten, die zum Teil aufwändig gestaltet sind.

Weitere nennenswerte Beispiele

• Das Playbook von ThoughtBot
• Das Handbuch von TTS (Teil einer US-Behörde)
• Ein sehr aufwändiges Handbuch von Pronto-Marketing.
• Ein ebenfalls sehr aufwändig gestaltetes Handbuch von Sterling.
• Das Handbuch von Convertkit.
• Ein Handbuch von Innolitics.
• Das Handbuch der Agentur HumanMade.