Das Mitarbeiterhandbuch: Der ultimative Guide für Unternehmen
Das Mitarbeiterhandbuch hat sich in den letzten Jahren vom verstaubten Dokument zu einem essenziellen Instrument der Human Resources entwickelt. Es bietet neuen Kollegen Orientierung, vermittelt die Kultur des Unternehmens und kann sogar bei der Anwerbung neuer Fachkräfte effektiv eingesetzt werden. Doch wie erstellt man ein perfektes Mitarbeiterhandbuch? Keine Sorge! Mit den richtigen Tools und Tipps können selbst kleine Unternehmen eine große Wirkung erzielen. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Mitarbeiterhandbuch erstellen, das nicht nur informiert, sondern ganz konkret auf die Ziele des Unternehmens einzahlt.
Inhaltsübersicht
Beispiel: Die Thomann DNA
Das volle Potenzial eines Mitarbeiterhandbuchs versteht man am besten über ein gelungenes Beispiel. Der bekannte Musikhändler Thomann bietet dafür die perfekte Vorlage. Denn Thomann hat sein Mitarbeiterhandbuch kurzerhand als Webseite veröffentlicht und schafft damit maximale Transparenz nach innen und außen. Das Handbuch vermittelt nicht nur der aktuellen Belegschaft die "Thomann-DNA", sondern sorgt auch im Bewerbungsprozess für maximale Transparenz. Im Wettbewerb um die besten Fachkräfte kann das ein entscheidender Vorteil sein.
Thomann folgt damit einem Trend, den internationale Tech-Unternehmen wie Basecamp, Toptal oder auch GitLab gesetzt haben. Doch auch wenn man diesem Trend nicht folgen mag und sein Mitarbeiterhandbuch nur intern bereitstellen möchte, kann man sich immer noch am Format orientieren: Wie in fast allen Bereich ist das Standard-Format für ein Mitarbeiterhandbuch heute eine Webseite. Für viele Unternehmen ist es außerdem sinnvoll, das Handbuch zusätzlich als PDF-Publikation zur Verfügung zu stellen. Und mit den richtigen Tools ist das einfacher als gedacht.
Doch bevor man sich um Tools und Formate kümmert, müssen die Ziele definiert und die Inhalte für das Mitarbeiterhandbuchs erstellt werden.
Die Ziele: Was ein Mitarbeiterhandbuch leisten kann
Ein Mitarbeiterhandbuch kann im Wesentlichen vier Wirkungsfelder abdecken: Recruiting, Onboarding und Offboarding, Arbeitsorganisation und Marketing.
- Recruiting: Öffentliche Mitarbeiterhandbücher sind hervorragend geeignet, um neue Fachkräfte anzulocken. Besonders in der Tech-Branche, wo der Wettbewerb um Talente besonders hoch ist, hat sich dieser Trend etabliert. Im Bewerbungsprozess kann der transparente Umgang mit dem Arbeitsumfeld bereits im Vorfeld eine Vertrauensbasis schaffen, auf der das weitere Verfahren aufbaut.
- Onboarding und Offboarding: Ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter ist das klassische Ziel eines Mitarbeiterhandbuchs. Es soll die Unternehmenskultur vermitteln, Orientierung bieten und konkrete Fragen beantworten, indem es die Regeln, Prozesse und Rahmenbedingungen des Unternehmens erklärt. Ebenso kann das Mitarbeiterhandbuch für das Offboarding genutzt werden, um den Austritt eines Mitarbeiters reibungslos zu gestalten.
- Arbeitsorganisation: Nicht nur neue Mitarbeiter profitieren von einem guten Mitarbeiterhandbuch, sondern auch langjährige Kollegen und bestehende Teams. Das Handbuch dient als Nachschlagewerk, beantwortet Fragen, definiert Regeln und Prozesse und festigt die Unternehmenskultur. Gerade in Zeiten von Home-Office, Remote-Work und verteilten Teams kann ein gutes Mitarbeiterhandbuch als Anker dienen, der die Identität, die Kultur und die Prozesse des Unternehmens stärkt.
- Marketing: Ein öffentliches Mitarbeiterhandbuch ist auch ein Marketing- und Kommunikationsinstrument. Allein die Veröffentlichung signalisiert maximale Transparenz und Offenheit des Unternehmens. Die Unternehmenskultur und die Unternehmenswerte sollten sich entsprechend in den Inhalten und der Gestaltung des Mitarbeiterhandbuchs widerspiegeln.
Die Inhalte: Was im Mitarbeiterhandbuch stehen sollte
Die konkreten Inhalte eines Mitarbeiterhandbuchs sind variabel und richten sich nach dem Unternehmen, den Zielen und den Zielgruppen. In einem öffentlichen Handbuch würde man zum Beispiel keine sensible Details zur Gehaltsstruktur abbilden. Steht das Onboarding im Fokus, konzentriert man sich auf Informationen, die in den ersten Wochen eines Mitarbeiters relevant sind.
Es gibt keine Regularien oder Vorgaben für die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs. Allerdings sollte man auf ein paar grundsätzliche Aspekte achten:
- Authentizität und Tonalität: Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte gerne gelesen werden. Dazu sollte es authentisch sein und eine passende Tonalität haben.
- Konsistenz: Vermeiden Sie generell Widersprüche, beispielsweise zu anderen internen Regelungen oder gesetzlichen Vorgaben. Arbeiten Sie in solchen Fällen eher mit Verweisen.
- Rechtliche Aspekte: Vermeiden Sie Formulierungen wie „Festanstellung“, aus denen im Zweifelsfall rechtliche Ansprüche abgeleitet werden können. Auf rechtliche Aspekte sollten generell nicht zu detailliert eingegangen werden, da sich schnell Änderungen ergeben können und dann rechtliche Unklarheiten entstehen.
- Aktualität: Das Mitarbeiterhandbuch ist ein lebendiges Dokument. Es sollte regelmäßig aktualisiert und bei Bedarf weiterentwickelt werden.
Die folgende Liste soll als Anregung für die Inhalte des Mitarbeiterhandbuchs dienen.
Mission, Vision und Werte
Dieser Abschnitt erklärt die zentralen Missionen, Werte und die Kultur des Unternehmens. Diese Informationen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Grundprinzipien und die Richtung des Unternehmens verstehen.
- Unternehmensmission: Beschreibung der Mission und das Mission Statement des Unternehmens.
- Unternehmenswerte: Definition der zentralen Werte des Unternehmens.
- Unternehmenskultur: Beschreibung der Unternehmenskultur und wie sie im täglichen Arbeitsleben gelebt wird.
- Führungskultur: Unterstützung moderner Führungsstile durch klar definierte Werte.
- Gemeinsame Ziele: Ausrichtung der Ziele auf den gemeinsamen Unternehmenserfolg.
Organisationsstruktur
In diesem Abschnitt wird die Struktur des Unternehmens beschrieben, einschließlich der Hierarchie und der verschiedenen Abteilungen. Dies hilft den Mitarbeitern, die organisatorische Aufteilung und die Kommunikationswege besser zu verstehen.
- Hierarchie: Darstellung der Hierarchie und Organigramm des Unternehmens.
- Abteilungen und Teams: Beschreibung der verschiedenen Abteilungen, Teams und deren Aufgabenbereiche.
- Kommunikationswege: Festlegung der Kommunikationswege und Zuständigkeiten innerhalb der Organisationsstruktur.
Onboarding: Der erste Tag
Das Onboarding ist entscheidend, um neuen Mitarbeitern einen guten Start zu ermöglichen. Dieser Abschnitt beschreibt die wesentlichen Schritte, die an ihrem ersten Tag erfolgen, um sie schnell und effizient in das Unternehmen zu integrieren.
- Begrüßung und Einführung: Empfang durch das Team, Vorstellung der Kollegen und eine kurze Einführung in die Unternehmenskultur.
- Arbeitsplatzvorbereitung: Bereitstellung des Arbeitsplatzes mit notwendiger Hardware, Software und Zugangsdaten.
- Vorgesetzter und Mentor: Rolle des Vorgesetzten oder Mentors und wie man in den ersten Tagen begleitet wird.
- Rundgang durch das Unternehmen: Führung durch die Räumlichkeiten, Vorstellung der verschiedenen Abteilungen und relevanter Ansprechpartner.
- Einführung in die Tools und Systeme: Schulung und Einführung in die verwendeten Tools, Systeme und Kommunikationsplattformen.
Verhaltenskodex
Der Verhaltenskodex legt die Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter fest. Er dient als Leitfaden für professionelles und respektvolles Verhalten im Arbeitsumfeld.
- Kommunikationsstil: Richtlinien für eine respektvolle und konstruktive Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
- Verhaltensregeln: Klare Vorgaben zum erwarteten Verhalten der Mitarbeiter im Umgang miteinander und gegenüber Kunden.
- Verhaltensgrenzen: Definition von akzeptablem und inakzeptablem Verhalten sowie Konsequenzen bei Regelverstößen.
- Kleiderordnung: Richtlinien zur angemessenen Kleidung am Arbeitsplatz.
- Interessenkonflikte: Regelungen zum Umgang mit möglichen Interessenkonflikten.
Arbeitsprozesse und Arbeitsmethoden
Dieser Abschnitt beschreibt die verschiedenen Arbeitsprozesse und Methoden, die im Unternehmen verwendet werden. Ein klarer Rahmen hilft, Effizienz und Qualität der Arbeit sicherzustellen.
- Prozessdokumentation: Dokumentation der Arbeitsabläufe und -prozesse für eine klare Arbeitsstruktur.
- Projektmanagement: Methoden und Tools zur effektiven Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.
- Teamkommunikation: Kommunikationskanäle und -richtlinien für die Zusammenarbeit im Team.
- Agilität: Anwendung agiler Methoden wie Scrum oder Kanban zur flexiblen und effizienten Arbeitsweise.
- Qualitätsmanagement: Verfahren zur Sicherstellung und Verbesserung der Arbeitsqualität und -ergebnisse.
Tools und Technologien
Die richtigen Tools und Technologien sind essentiell für die tägliche Arbeit. Dieser Abschnitt beschreibt die verfügbaren Werkzeuge und die Richtlinien für deren Nutzung.
- Arbeitsgeräte: Bereitstellung und Nutzung von Arbeitsgeräten wie Computer, Mobiltelefone und Softwarelizenzen.
- Digitale Plattformen: Einbindung und Nutzung von digitalen Plattformen und Tools für die tägliche Arbeit.
- Sicherheitsmaßnahmen: Richtlinien und Verfahren zur Datensicherheit und zum sicheren Umgang mit Technologie.
- Schulungen: Angebote und Programme für Schulungen zur Nutzung neuer Tools und Technologien.
- Support: Verfügbarkeit und Zugang zum technischen Support bei Problemen mit Tools und Technologie.
Mitarbeiterentwicklung
Die Mitarbeiterentwicklung ist wichtig für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Hier werden die verschiedenen Programme und Initiativen erläutert, die das Unternehmen zur Unterstützung bietet.
- Karrierestufen: Übersicht der verschiedenen Karrierestufen und Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
- Karriereentwicklung: Programme und Initiativen zur Förderung der beruflichen Entwicklung.
- Leistungsbeurteilung: Ablauf und Häufigkeit der Leistungsbewertungen.
- Weiterbildung: Angebote und Unterstützungsmöglichkeiten für Fort- und Weiterbildungen, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erweitern.
Mitarbeitervorteile
Mitarbeitervorteile sind zusätzliche Leistungen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern bietet. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über diese Vorteile und deren Nutzung.
- Sozialleistungen: Überblick über angebotene Sozialleistungen.
- Home-Office: Regelungen zur Arbeit von zu Hause aus.
- Spesenabrechnung: Verfahren zur Abrechnung von Spesen.
- Firmenwagen und Geräte: Nutzung von Firmenfahrzeugen, Mobiltelefonen und Laptops.
- Vergünstigungen: Angebote wie Frühstücksbuffet, Rabatte oder Mitgliedschaften.
Gehalt und Bezahlung
Informationen zu Gehalt und Bezahlung sind essentiell für die Transparenz und das Verständnis der Mitarbeiter. Dieser Abschnitt erläutert die Zahlungsmodalitäten und zusätzliche Vergütungen.
- Gehaltszahlung: Informationen zu Zahlungszeitpunkten und -methoden.
- Bonusprogramme: Details zu etwaigen Bonusprogrammen oder Leistungsanreizen.
- Benefits: Übersicht über zusätzliche Vergütungsbestandteile wie Sozialleistungen, Versicherungen oder andere Vergünstigungen.
Urlaube und Auszeiten
Dieser Abschnitt beschreibt die Regelungen zu Urlaubsansprüchen und Auszeiten. Es ist wichtig, klare Richtlinien zu haben, um Missverständnisse zu vermeiden und faire Bedingungen zu gewährleisten.
- Jahresurlaub: Urlaubsanspruch und Verfahren zur Beantragung von Urlaub.
- Unbezahlte Freistellungen: Regelungen bei unbezahlten Auszeiten.
- Krankheits- und Mutterschaftsurlaub: Bestimmungen zu Krankheits-, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub.
- Sabbaticals und Ehrenamt: Möglichkeiten für längere Auszeiten und ehrenamtliche Tätigkeiten.
Rechtliche Besonderheiten am Arbeitsplatz
Rechtliche Regelungen sind wichtig, um den gesetzlichen Rahmen und die unternehmensspezifischen Bestimmungen zu klären. Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über die relevanten Regelungen.
- Sonderurlaub: Bedingungen und Anlässe für Sonderurlaub.
- Überstundenregelung: Umgang mit angesammelten Überstunden.
- Home-Office-Regelung: Spezielle Regelungen für die Arbeit von zu Hause.
- Zusatzleistungen: Erklärung zu weiteren Zusatzleistungen und Sonderregelungen.
Grundlegendes zum Arbeitsverhältnis
Dieser Abschnitt behandelt die grundlegenden Aspekte des Arbeitsverhältnisses, wie Verträge und Einstellungsverfahren. Es ist wichtig, klare Richtlinien zu haben, um Transparenz und Fairness sicherzustellen.
- Arbeitsverträge: Informationen über Vertragsarten und -inhalte, sowie Kündigungsfristen.
- Einstellungsprozess: Ablauf der Einstellung neuer Mitarbeiter, inklusive Onboarding.
- Chancengleichheit: Richtlinien und Verfahren zur Förderung von Gleichberechtigung am Arbeitsplatz.
Richtlinien zum Arbeitsplatz
Hier werden die gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien erläutert, die den Arbeitsplatz betreffen. Diese Informationen sind essentiell für ein sicheres und geregeltes Arbeitsumfeld.
- Gesetzliche Rechte und Pflichten: Überblick über die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
- Unternehmensrichtlinien und -verfahren: Übersicht der internen Regeln und Abläufe.
Sicherheit und Gesundheit
Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz sind von höchster Priorität. Dieser Abschnitt beschreibt die Maßnahmen und Richtlinien, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
- Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften: Maßnahmen zur Sicherstellung eines sicheren Arbeitsumfeldes.
- Vertraulichkeit und Datenschutz: Umgang mit vertraulichen Informationen und Datenschutzbestimmungen.
- Belästigung und Gewalt: Vorgehensweisen bei Vorfällen von Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz.
Offboarding
Das Offboarding ist ein wichtiger Prozess, um einen geordneten und professionellen Austritt von Mitarbeitern zu gewährleisten. Dieser Abschnitt beschreibt die wesentlichen Schritte und Verantwortlichkeiten.
- Ablauf des Offboardings: Prozess und Schritte beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.
- Rückgabe von Unternehmenseigentum: Regelungen zur Rückgabe von Arbeitsgeräten, Zugangskarten und anderen Unternehmenseigentümern.
- Abschlussgespräch: Möglichkeit für ein Abschlussgespräch, um Feedback zu sammeln und den Abschied zu reflektieren.
Die Tools: Wie man ein Mitarbeiterhandbuch erstellt
Wie auch in anderen Bereichen geht der Trend beim Mitarbeiterhandbuch weg vom Dokument und hin zur Web-Version. Bei einem Mitarbeiterhandbuch macht es Sinn, beide Formate zu kombinieren. Eine Webseite ist leicht verfügbar, lässt sich einfach aktualisieren und bietet viele Features wie Suche, Verlinkung und Interaktion. Ein PDF-Dokument hat dagegen einen festen Stand, lässt sich ausdrucken und im persönlichen Kontakt "aushändigen".
Unternehmen können zwischen vier Tools wählen:
Static Site Generatoren
Thomann.io ist ein Digital-Unternehmen, in dem hauptsächlich Entwickler arbeiten. Für das Employee Handbook hat Thomann den Static Site Generator mdBook genutzt. Wem das nichts sagt, für den ist diese Lösung auch nicht geeignet, denn sie erfordert ein recht hohes technisches KnowHow.
Vorteile
- Man kann sowohl Webseiten, als auch PDF-Versionen erstellen.
- Bei vielen Tech-Unternehmen sind ähnliche Tools ohnehin bereits im Einsatz.
- Kostenlos (Open Source).
- Volle Kontrolle, da selbst betrieben.
Nachteile
- Technisch sehr anspruchsvoll, kann nur von Entwicklern genutzt werden.
- Keine Autorenoberfläche "out of the box", keine Rechte und Rollen-Verwaltung, interaktive Features nur über Umwege möglich.
Content Management Systeme (CMS)
In den meisten Fällen dürfte ein Content Management System die beste Wahl sein, denn es bietet alle Features und Bequemlichkeiten für die Erstellung und Veröffentlichung an. Wenn das eigene CMS oder Intranet ungeeignet erscheint, dann ist Typemill eine gute Wahl. Das System ist extrem schlank und bietet ein Employee Handbook Bundle an, mit dem sich sowohl Webseiten, als auch PDF-Publikationen erstellen lassen.
Vorteile:
- Bietet alle Vorteile eines CMS wie Autorenoberfläche und Rechte-Verwaltung "out of the box" an.
- Benötigt keine technischen Kenntnisse.
- Kann sowohl Webseiten, als auch PDF-Versionen erstellen.
- Kostenlos (Open Source) bzw. kostengünstige Premium-Erweiterungen.
- Volle Kontrolle, da selbst gehostet.
Nachteile
- Zusätzliche Software, die ähnlich wie WordPress im Unternehmen erst installiert bzw. gehostet werden muss.
Software für Mitarbeiterhandbücher
Es gibt diverse SaaS-Anbieter, die speziell auf Mitarbeiterhandbücher ausgerichtet sind. Beispiel ist der SaaS-Anbieter AirMason. Durch die teilweise sehr hohen Preise eignen sich solche Tools allerdings eher für große Unternehmen, die ein entsprechendes Budget für ein Mitarbeiterhandbuch aufbringen können.
Vorteile
- Als SaaS-Lösung sofort nutzbar ohne technische Kenntnisse oder eigenes Hosting.
- Bieten meist spezielle Tools wie Policy Updates oder Digital Signatures an.
- Bieten oft Integrationen zu anderen bekannten HR-Plattformen an.
Nachteile
- Fast immer sehr hochpreisig.
- Eingeschränkte Kontrolle und Flexibilität, da SaaS-Lösung.
- Oft auf den US-Markt ausgerichtet.
Word oder Google Docs
Word oder Google Docs sind immer noch weit verbreitet, da viele Unternehmen bei der Umstellung auf Web-basierte Informationsangebote noch hinterherhinken. Es gibt jedoch natürlich auch immer noch Szenarien, in denen diese Lösungen sinnvoll bleiben.
Vorteile
- Bekannte Arbeitsinstrumente, kein Learning nötig
- Überall verfügbar.
Nachteile
- Die Verwertbarkeit ist generell eingeschränkt, es gibt keine Web-Version "out-of-the-box".
- Damit ist die Verfügbarkeit und der Zugriff nicht optimal, oft verstauben die Handbücher in der Ablage.
- Im Vergleich zu modernen Markdown-Lösungen sind die Inhalte im Silo gefangen.
Sechs Beispiele für gute Mitarbeiterhandbücher
Gelungene Beispiele für ein web-basiertes Mitarbeiterhandbuch findet man sowohl von bekannten Marken, als auch von kleinen Unternehmen. Das Thema ist also keinesfalls nur für große Konzerne relevant.
Thomann Handbook
Thomann hat ein umfangreiches Handbuch für Mitarbeiter veröffentlicht, in dem so ziemlich alle Details des Arbeitslebens bei dem bekannten Musikhaus nachgelesen werden können, inklusive Hinweise für Whistleblower. Die technisch versierten Teams von Thomann haben für das Buch den Generator mdBook verwendet und verzichten damit auf eine Autorenoberfläche. Wer lieber ein klassisches CMS mit Autorenoberfläche zum Erstellen eines Handbuchs nutzen möchte, der kann das Employee Handbook Bundle von Typemill verwenden und mit dem Learn-Theme ein ähnliches Design nutzen.
Basecamp Employee Handbook
Das Mitarbeiterhandbuch von Basecamp ist schlicht und vor allem für das Lesen optimiert. So eine Zielsetzung ist in der Regel sinnvoller als ein aufwändiges und damit teures Design.
Toptal Remote Work Playbook
Webbasierte Mitarbeiterhandbücher sind nicht zuletzt für Remote-Unternehmen und das Homeoffice sinnvoll. Ein gelungenes Beispiel bietet Topta mit seinem Remote Work Playbook.
Company Handbook von GitLab
GitLab bietet wohl eines der umfassendsten Handbücher für Mitarbeiter and, und selbstredend ist das Handbuch von GitLab webbasiert. Aufgrund des großen Umfangs bietet Gitlab eine Suche als Einstieg an.
Playbook von Hanno
Optisch gehört das Playbook von Hanno zu den ansprechendsten Beispielen. Besonders gelungen ist die Navigation auf den Unterseiten. Hanno wurde 2023 im Zuge von Akquisitionen eingestellt, das sehr gelungene Handbuch bleibt aber vorerst online.
Sterling Employer Handbook
Nicht nur Unternehmen aus dem Digital-Business nutzen zunehmend webbasierte Mitarbeiterhandbücher. Auch traditionelle Unternehmen wie Sterling, ValiantMedia, FashionHaus oder auch die US-Behörde TTS setzen auf digitale Varianten, die zum Teil aufwändig gestaltet sind.
Weitere nennenswerte Beispiele
- Das Playbook von ThoughtBot
- Das Handbuch von TTS (Teil einer US-Behörde)
- Ein sehr aufwändiges Handbuch von Pronto-Marketing.
- Ein ebenfalls sehr aufwändig gestaltetes Handbuch von Sterling.
- Das Handbuch von Convertkit.
- Ein Handbuch von Innolitics.
- Das Handbuch der Agentur HumanMade.