Das Schulungshandbuch für Unternehmen

Mit der schlanken Open Source Software Typemill lassen sich schnell und einfach Schulungshandbücher erstellen, und zwar als Webseite und als PDF. Wir zeigen in fünf Schritten, wie es geht.

Wo Schulungsunterlagen zum Einsatz kommen

Schulungsunterlagen kommen nicht nur in der Lehre zum Einsatz, sondern auch im Unternehmens-Umfeld. Beispiele sind Produktschulungen, Kundenschulungen, die Schulung von Verkaufs- und Vertriebsmitarbeitern oder auch die allgemeine Fortbildung und Weiterbildung von Mitarbeitern. Solche Schulungen können intern durch das Unternehmen durchgeführt werden, oder extern durch Seminar-Anbieter, Ausbilder, Trainer und Coaches.

Neben dem eigentlichen Training sind gut aufbereitete Schulungsunterlagen die wichtigste Voraussetzung für einen nachhaltigen Lernerfolg. Solche Schulungsunterlagen werden auch heute meist noch in Papierform aushändigen. In unserer online-basierten Arbeitswelt ist jedoch neben den Druckunterlagen (PDF) eine zusätzliche Webseite wesentlich sinnvoller. Denn so können die Schulungsteilnehmer ohne einen Medienbruch auf die ständig aktualisierten Schulungsinhalte zugreifen und bei Bedarf alle Inhalte als Gesamt-Dokument herunterladen und ausdrucken. All das lässt sich in fünf einfachen Schritten mit dem spezialisierten Open Source CMS Typemill realisieren.

Schritt 1: Typemill installieren

Typemill ist ein sehr leichtgewichtiges und autorenfreundliches Open Source CMS. Es ist speziell auf Handbücher, Dokumentationen und ähnliche Publikationen zugeschnitten und ermöglicht mit dem eBook-Plugin eine Konvertierung der Webseite in ein PDF-Dokument oder auch in mehrere PDF-Dokumente.

Die Einrichtung von Typemill ist denkbar einfach, zumal das Flat-File-System keine Datenbank benötigt und damit auch auf sehr kleinen Hosting-Paketen läuft. Dazu lädt man die ZIP-Datei von Typemill herunter, entpackt die Dateien und lädt dann den entpackten Ordner auf den Server hoch. Auf dem Server muss man lediglich die Schreibrechte einiger Ordner richtig setzen und ggf. die mitgelieferte htaccess-Datei anpassen. Die Details dazu findet man in der Dokumentation von Typemill.

Mit dem ersten Aufruf der Seite wird man aufgefordert, einen Admin-User zu erstellen. Anschließend kann man in der Administrations-Oberfläche das System einrichten, Themes auswählen, Plugins installieren und Inhalte erstellen.

Schritt 2: Das eBook-Plugin installieren

Das eBook-Plugin ermöglicht eine schnelle und einfache Generierung von professionellen Handbüchern im PDF-Format auf Basis einer Typemill-Webseite.

Auch die Einrichtung des eBook-Plugin ist denkbar einfach: Erneut lädt man lediglich die ZIP-Datei des eBook-Plugins herunter, entpackt die Dateien und lädt alles in den Plugin-Ordner von Typemill hoch. In der Administrationsoberfläche kann man das Plugin anschließend aktivieren.

In den Plugin-Einstellungen kann man zwei verschiedene Nutzungsvarianten wählen und bei Bedarf auch parallel betreiben:

• eBooks in Settings: In dieser Variante erscheint in den Settings ein neuer Tab "eBooks". Dort kann der Administrator ein eBook aus der gesamten Typemill-Webseite generieren.
• eBooks in Tabs: In dieser Variante erscheint ein neuer Tab "ebook" auf jeder Inhaltsseite der Webseite. So können verschiedene Autoren unterschiedliche eBooks aus einzelnen Bereichen einer Typemill-Webseite generieren.

Die letzte Nutzungsvariante bietet sich zum Beispiel für Seminar-Anbieter an, bei denen mehrere Trainer verschiedene Schulungsunterlagen zu unterschiedlichen Themen erstellen sollen.

Im eBook-Plugin kann man eine HTML-Vorschau des eBooks generiert. Die Umwandlung in PDF erfolgt mit Hilfe des lokalen Druckertreibers. Dazu muss man einige Einstellungen beachten, die in der Kurz-Anleitung beschrieben sind.

Schritt 3: Schulungs-Inhalte erstellen

Bei Typemill wurde sehr viel Wert auf ein verständliches Autoreninterface gelegt. Wie auf einem File-System können Ordner und Seiten hierarchisch angelegt und per Drag&Drop verschoben werden. Inhalte werden mit Markdown erstellt, wobei ein Visual Markdown Editor dafür sorgt, dass auch Autoren ohne Markdown-Kenntnisse neue Inhalte intuitiv erstellen können. Dabei lassen sich auch Inhaltsblöcke per Drag&Drop verschieben:

Der Editor unterstützt alle gängigen Inhaltstypen wie Überschriften, Absätze, Listen, Bilder, Anhänge und auch speziellere Formate wie Definitionslisten, Code oder die Einbettung von Videos (YouTube). Mit Hilfe eines Plugins lassen sich auch komplexe mathematische Formeln abbilden.

Bei der Erstellung der Inhalte sollte man auf eine sinnvolle Struktur achten und keine zu tiefen Gliederungen erstellen, da die Überschriftenordnungen im Buch je nach hierarchischer Position entsprechend heruntergestuft werden.

Schritt 4: Das Schulungs-Handbuch generieren

Sind die Inhalte fertig, kann das eBook per Knopfdruck generiert werden. Dazu wechselt man einfach in den eBook-Tab bzw. in die Settings, wählt die gewünschten Einstellungen und Inhalte aus und generiert im letzten Schritt die eBook-Vorschau.

Das Cover-Bild kann dabei ganz leicht ausgetauscht werden, genauso können Features wie Endnoten oder Silbentrennung (Hyphens) aktiviert werden. Das Layout für das Demo-eBook liefert auch Features wie ein Impressum, eine Danksagung oder ein automatisch erzeugtes Inhaltsverzeichnis mit. Individuelle Features können bei uns beauftragt und entwickelt werden.

Schritt 5: Individuelles Design erstellen

Typemill bietet bereits eine Auswahl an Plugins und Themes an. Das Standard-Theme "Cyanine" ist dabei auch ohne Code-Kenntnisse sehr weitgehend individualisierbar. Dennoch werden die meisten Unternehmen ein eigenes Design haben wollen, das ihrem Corporate Design entspricht.

Für das eBook liefert Typemill ein Standard-Layout mit, das in vielen Fällen bereits ausreichend sein dürfte. Ähnlich wie bei den Themes der Typemill-Webseite ist es jedoch auch hier möglich, komplett eigene Layouts nach den Vorgaben des Corporate Designs zu entwickeln. Sprechen Sie uns einfach an.