Redaktionshandbuch im Unternehmen
Ein gut strukturiertes Redaktionshandbuch ist ein unverzichtbares Werkzeug für Kommunikationsabteilungen in Unternehmen. Es stellt sicher, dass alle Inhalte konsistent, klar und zielgerichtet erstellt werden, und dient als zentrale Referenz für alle redaktionellen Prozesse und Richtlinien.
Was ist ein Redaktionshandbuch?
Ein Redaktionshandbuch, auch Redaktionsleitfaden genannt, ist ein Dokument, das alle notwendigen Richtlinien und Standards für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten innerhalb eines Unternehmens festhält. Es umfasst sowohl stilistische als auch technische Anweisungen und stellt sicher, dass alle Inhalte einheitlich und qualitativ hochwertig sind.
Ziele eines Redaktionshandbuchs
- Konsistenz: Sicherstellung eines einheitlichen Stils und Tons über alle Kommunikationskanäle hinweg.
- Qualität: Gewährleistung, dass alle Inhalte klar, präzise und professionell sind.
- Effizienz: Optimierung der Arbeitsabläufe und Vermeidung von Fehlern und Missverständnissen.
- Compliance: Einhaltung von rechtlichen und internen Vorschriften und Richtlinien.
Bestandteile eines Redaktionshandbuchs
Ein umfassendes Redaktionshandbuch sollte die folgenden Bestandteile enthalten:
Stilrichtlinien
Die Stilrichtlinien legen fest, wie Texte geschrieben und präsentiert werden sollen. Dazu gehören:
- Sprache und Ton: Vorgaben zur Verwendung von Sprache (z.B. formell vs. informell) und zum gewünschten Ton (z.B. freundlich, sachlich).
- Grammatik und Rechtschreibung: Einheitliche Regeln zur Grammatik und Rechtschreibung, inklusive bevorzugter Wörterbücher und Referenzwerke.
- Formatierung: Anweisungen zur Formatierung von Texten, einschließlich Überschriften, Absätzen, Listen, Zitaten und Links.
- Bild- und Mediennutzung: Richtlinien zur Verwendung und Platzierung von Bildern, Videos und anderen Medien.
Technische Anweisungen
Technische Anweisungen im Redaktionsleitfaden sind entscheidend für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten. Dazu gehören:
- Content-Management-System (CMS): Anleitung zur Nutzung des unternehmenseigenen CMS, einschließlich Tipps und Tricks für effizienteres Arbeiten.
- SEO-Richtlinien: Best Practices für Suchmaschinenoptimierung, um sicherzustellen, dass Inhalte gut auffindbar sind.
- Metadaten und Tags: Vorgaben zur Verwendung von Metadaten und Tags zur besseren Strukturierung und Auffindbarkeit von Inhalten.
- Publikationsprozesse: Beschreibung der Prozesse und Workflows für die Freigabe und Veröffentlichung von Inhalten.
Rechtliche und Compliance-Vorgaben
Jedes Redaktionshandbuch sollte auch rechtliche und compliance-bezogene Anweisungen enthalten:
- Datenschutz: Richtlinien zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, insbesondere bei der Verarbeitung und Veröffentlichung personenbezogener Daten.
- Urheberrecht: Anweisungen zur korrekten Nutzung von urheberrechtlich geschützten Materialien und zur Vermeidung von Plagiaten.
- Barrierefreiheit: Vorgaben zur Erstellung barrierefreier Inhalte, um sicherzustellen, dass alle Nutzer gleichermaßen auf die Informationen zugreifen können.
Erstellung und Pflege eines Redaktionshandbuchs
Erstellung
Die Erstellung eines Redaktionshandbuchs erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, einschließlich der Kommunikationsabteilung, der Rechtsabteilung und der IT. Es ist wichtig, alle relevanten Stakeholder frühzeitig in den Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass das Handbuch alle notwendigen Informationen enthält.
Pflege
Ein Redaktionshandbuch ist ein lebendes Dokument und muss regelmäßig aktualisiert werden, um den sich ändernden Anforderungen und Technologien gerecht zu werden. Es ist hilfreich, einen festen Redaktionsplan und Verantwortliche für die Pflege des Handbuchs zu bestimmen.
Software für Redaktionshandbücher
Vor allem bei verteilten Teams, Remote-Mitarbeitern und verschiedenen Standorten ist es sinnvoll, das Redaktionshandbuch in mehreren Formaten zu erstellen. Basis sollte eine Webseite sein, die einfach gepflegt werden kann und auf die von überall zugegriffen werden kann. Im Idealfall wird das Redaktionshandbuch zusätzlich als PDF-Publikation bereitgestellt, damit die Redakteure das Handbuch herunterladen, ausdrucken und so auch offline damit arbeiten können.
Das häufig verwendete Microsoft Word bietet nur eine Ausgabe als PDF- oder Word-Dokument und eignet sich daher nur bedingt. Cloud-Dienste wie Google Docs sind häufig aus Compliance-Gründen und Gründen des Datenschutzes im Unternehmen nicht erwünscht und eigenen sich daher auch für Redaktionshandbücher nicht immer, auch wenn es sich nicht um sensible Informationen handelt. Besser eignen sich unternehmensinterne Wikis oder direkt ein CMS.
Eine zunehmend beliebte Wahl für die Erstellung und Verwaltung von Redaktionshandbüchern ist das schlanke Flat-File CMS Typemill. Das CMS ist leicht zu installieren und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche an. Typemill ermöglicht neben der einfachen Veröffentlichung von Webseiten auch eine Konvertierung in PDF-Handbücher an, was es zu einer vielseitigen Lösung für Kommunikationsabteilungen macht.
Typemill bietet verschiedene Bundles unter anderem für Handbücher an und kann ohne Registrierung über eine Online-Demo getestet werden.